La plupart des listes de tâches échouent de la même façon. Elles commencent courtes et utiles, puis grossissent jusqu’à contenir toutes les idées, demandes et rappels que vous avez jamais eus. Ouvrir la liste chaque matin devient une petite source de stress, et le travail important se cache entre « renouveler le nom de domaine » et « lire cet article ».
La méthode des deux listes règle ce problème avec une seule règle : tenez deux listes, et ne travaillez jamais qu’à partir de la courte.
Liste un : aujourd’hui
La liste du jour contient ce que vous prévoyez de terminer avant la fin de la journée. Elle est limitée à cinq éléments. Cinq, c’est assez pour une vraie journée de travail, et assez peu pour voir toute la liste d’un coup d’œil.
Formulez chaque élément comme quelque chose que l’on peut terminer, pas comme un sujet. « Rédiger l’e-mail de bienvenue » peut se terminer. « Accueil des clients » non.
Liste deux : tout le reste
La deuxième liste combine votre boîte de réception et votre backlog. Les nouvelles demandes, idées et rappels y arrivent d’abord, jamais directement dans la liste du jour. Inutile de la ranger chaque jour. Il suffit d’avoir confiance : rien de ce qui y est noté ne se perd.
Regroupez-la à grands traits si cela vous aide, par projet ou par « cette semaine » et « plus tard », mais résistez à l’envie de la peaufiner. Son rôle est de retenir les choses à la place de votre tête.
La routine quotidienne
La méthode prend environ dix minutes par jour :
- En fin de journée, regardez ce qui reste dans la liste du jour. Renvoyez les éléments non terminés dans la deuxième liste ou gardez-les pour demain, volontairement.
- Parcourez la deuxième liste et choisissez jusqu’à cinq éléments pour demain. Placez le plus difficile en premier.
- Le matin, commencez par le premier élément avant d’ouvrir vos messages.
C’est tout. Pas de système de points, pas de codes couleur, pas de réorganisation hebdomadaire de quarante éléments.
Une courte liste que l’on termine motive davantage qu’une longue liste que l’on admire.
Pourquoi cinq fonctionne
Cinq éléments obligent à choisir chaque soir. Quand tout ne rentre pas, il faut décider ce qui compte le plus demain, et cette décision représente l’essentiel de la valeur. Cela donne aussi une ligne d’arrivée claire. Quand les cinq sont faits, la journée est faite, et le reste est un bonus.
Si vous n’en terminez régulièrement que deux ou trois, c’est aussi une information utile. Vos journées ont moins de temps libre que vous ne le pensez, et la prochaine réunion de planification doit le savoir.
Avec un outil d’équipe
La méthode fonctionne sur papier, mais elle s’associe bien à un outil de tâches partagé. Gardez le travail de l’équipe dans le tableau commun, et utilisez une vue personnelle « Aujourd’hui » ou une étiquette pour marquer vos cinq éléments. Vos collègues voient toujours l’ensemble, et vous ne voyez que ce que vous avez choisi pour la journée.
Essayez pendant deux semaines. Si vous préférez encore une longue liste ensuite, vous n’aurez perdu que quelques soirées à faire des choix.
Écrit par
Omar Haddad
Designer produit
Omar dessine les tableaux, calendriers et tableaux de bord du produit, et écrit sur la concentration et l’art d’en faire moins, mais mieux.
